Préalable à leurs mises en place, la validation des demandes de garanties est souvent une tâche longue et fastidieuse impliquant de multiples interlocuteurs. La simplification et la fluidification de cette étape cruciale sont donc des enjeux importants lorsque l’on souhaite optimiser la gestion de ses garanties.
C’est dans cette optique que le Module de Validation des demandes de Fairways Garanties a été enrichi de plusieurs nouvelles fonctionnalités.
Ajout d’un nouveau statut « CONTRÔLÉE »
Ce nouveau statut permet d’identifier les garanties qui ont été contrôlées et qui sont donc considérées comme prêtes à être validées. En fonction des organisations, cette étape de contrôle peut être réalisée par un responsable local ou toute autre entité chargée de la vérification de la conformité de la demande avant sa prise en compte pour une mise en place.
Ce statut vient s’intercaler entre les statuts « DEMANDÉE » et « ACCEPTÉE » et comme tous les statuts intermédiaires, celui-ci est optionnel pour un utilisateur qui aurait à la fois le droit de passer des garanties de « DEMANDÉE » à « CONTRÔLÉE » et de « CONTRÔLÉE » à « ACCEPTÉE ».
Ajout d’un mécanisme d’escalade pour les statuts « CONTRÔLÉE » et « ACCEPTÉE »
Il arrive souvent que des règles régissent les droits des utilisateurs en termes de contrôle et de validation. Ainsi un(e) utilisateur(trice) peut être autorisée à accepter des garanties mais dans une limite donnée (par exemple, 100 000 €).
Afin de permettre ces gestions plus complexes de la validation des garanties, il est maintenant possible d’escalader une demande de contrôle ou de validation à d’autres utilisateurs. Ce mécanisme est pour le moment à l’initiative des utilisateurs (en partant du principe que les utilisateurs savent ce qu’ils sont autorisés à faire / ne pas faire), mais il est prévu de permettre, à terme, la modélisation de règles de validation (types d’utilisateurs, quatre yeux, etc.) en fonction de différents critères (entité(s), nature(s), montant, durée et pays).
Possibilité d’activer/désactiver des statuts
Il est maintenant possible d’activer ou de désactiver des statuts afin de coller au plus près au cycle de vie de vos garanties. Ainsi seuls les statuts « DEMANDÉE », « EN PLACE » et « CLÔTURÉE » sont obligatoires. Tous les autres statuts, ainsi que les possibilités d’escalade présentées ci-dessus, sont maintenant optionnels.
L’objectif de ces nouvelles possibilités de configuration est de permettre de simplifier autant que possible le cycle de vie des garanties dans Fairways Garanties en ne présentant que les statuts pertinents pour votre organisation.
Cette configuration peut être réalisée, à votre demande et en fonction de vos besoins, par votre consultant(e) dédié(e). N’hésitez pas à le(la) contacter !
Une fenêtre de changement de statut plus riche
La nouvelle fenêtre de changement de statut vise à enrichir et à fluidifier les changements de statuts. Elle vous permet maintenant de :
- Saisir un commentaire
- Joindre un document numérique
- Choisir un(e) ou plusieurs utilisateurs à notifier
L’utilisateur(trice) à l’origine de la demande est automatiquement ajouté(e) à la liste des utilisateurs à notifier afin qu’il(elle) soit tenu(e) au courant de l’évolution du traitement de sa demande. Aussi, afin de simplifier la sélection des utilisateurs et en particulier dans le cas de l’escalade d’une demande, seuls les utilisateurs pouvant agir sur la garantie sont proposés.
Enfin, afin de simplifier la prise de décision lors de la gestion de la garantie, un nouveau bloc de suivi du workflow de validation de la garantie fait son apparition à la fois dans la fiche de la garantie mais aussi dans la fenêtre de changement de statut. Ce bloc affiche dans un tableau l’historique de la gestion de la garantie et permet de visualiser très rapidement les commentaires, fichiers et utilisateurs notifiés pour chacune des transitions réalisées sur cette garantie.
Disponibilité des informations dans les rapports sur garanties
Nombre d’entre vous nous ont demandé de pouvoir faire des rapports présentant les informations de validation. Nous avons donc rendu disponibles les informations suivantes dans le module de rapports sur garantie :
- Contrôleur : nom et adresse mail du contrôleur(euse)
- Date de contrôle : date du passage au statut Contrôlée
- Validateur : nom et adresse mail du validateur(trice)
- Date de validation : date du passage au statut Validée
Futures évolutions
Nous allons continuer à enrichir le module de validation des demandes. Notre objectif, avec ce module, demeure la fluidification de la validation des demandes de garanties. Les nouveautés détaillées ci-dessus enrichissent significativement les possibilités de Fairways Garanties mais repose encore, pour la partie escalade, sur l’action des utilisateurs. La suite logique est donc la mise en place des matrices d’autorisations afin de vous permettre de modéliser vos propres règles de validation et de capitaliser sur la possibilité de réaliser une action ou de l’escalader. Un beau challenge pour 2020.