Soumettre une demande de garantie à un garant

Prérequis
  1. Contactez votre consultant(e) Finance Active pour activer votre accès au module Portail Garant
  2. Créer une garantie

 

Naviguer jusqu'à Garanties
  1. Connectez-vous à votre compte Fairways Garanties.
  2. Naviguez jusqu'à Garanties.
  3. Ouvrez la garantie souhaitée.

 

Accéder au Portail Garant
  1. Cliquez sur Actions.
  2. Sélectionnez Demande garant sous l'entrée Communication garant.
  3. Sélectionnez Demande de garantie dans la fenêtre contextuelle.
Remarque : L'entrée Communication garant est uniquement activée lorsque les conditions suivantes sont remplies pour la garantie :
  • Il s'agit d'une garantie donnée.
  • La garantie est dans l'un des statuts suivants : Acceptée, Contrôlée, En place.
  • Le donneur d'ordre, la date de mise en place et la condition d'appel sont renseignés.

NewGuaranteeRequest_FR.png

 

Soumettre une demande de garantie à un garant
  1. Complétez le formulaire avec les informations nécessaires.

Remarque : Les champs marqués d'un astérisque * sont obligatoires.

Zone

Champ

Description

En-tête

Principales caractéristiques de la garantie associée.

Caractéristiques

 

 

 

Date limite

Indiquer la date à laquelle la demande de garantie doit être traitée.

Date de fin théorique

Indiquer la date de fin théorique de la demande.

Remarque : Ce champ est obligatoire lorsqu'un type d'échéance fixe est sélectionné.

Type d'échéance

Sélectionner le type d'échéance de la demande.

Date de fin déterminée

Indiquer la date de fin déterminée de la demande.

Remarque : Ce champ est uniquement activé lorsqu'un type d'échéance fixe est sélectionné.

Émission

Sélectionner le mode d'émission de la demande.

Règles applicables

Sélectionner l'ensemble des règles applicables à la demande.

Garant

Garant

Sélectionner l'entité assumant l'obligation de dette concernant la demande.

Description

Saisir une description du projet ou des précisions concernant la demande.

Document

Cette section contient tous les documents associés à la demande. Ceux-ci sont mis à la disposition des tiers internes et du garant.

Joignez des documents à la demande sur la section Documents.

Pour cela :

  1. Cliquer sur Ajouter document.
  2. Renseigner les champs sur la fenêtre contextuelle :
    • Libellé : saisir un libellé pour le document.
    • Type : sélectionner le type de document.
    • Visibilité : sélectionner la visibilité du document. Les documents partagés sont visibles par le garant tandis que les documents internes sont uniquement visibles pour les tiers internes.
    • Description : saisir une description pour le document.
  3. Renseigner un chemin pour charger un fichier ou glissez-déposez un fichier dans la zone dédiée.

    Remarque : La taille du fichier ne peut excéder 10 Mo.

  4. Lorsque le document téléchargé est au format DOCX, vous pouvez sélectionner l'option Collaboratif si vous souhaitez autoriser toutes les parties à mettre à jour le contenu.
  5. Cliquer sur Ajouter.

Remarque : Un nouveau document partagé est instantanément disponible pour le garant.

Téléchargez tous les documents sur la section Documents dans un fichier ZIP en cliquant sur Tout télécharger.

Cliquez sur un document dans la liste sur la section Documents afin d'obtenir plus d'informations sur une fenêtre dédiée. Vous pouvez alors :

  • prévisualiser le document (sauf les documents au format DOCX),
  • visualiser et modifier les caractéristiques principales. Les modifications peuvent être tracées sur le panneau Historique.
  • lorsque le mode collaboratif a été activé pour un document au format DOCX, obtenir un aperçu et mettre à jour le contenu dans un mode éditeur de texte intégré. Il sera alors possible de convertir en PDF la version mise à jour.

    Remarque : Le document doit être verrouillé dans l'éditeur de texte avant d'effectuer les modifications.

  • télécharger le document.

Soumettez un document PDF partagé par le garant à la signature électronique sur la section Documents.

Pour cela :

  1. Cliquer sur l'icône de signature située sur la ligne du document au format PDF partagé par le garant.
    Remarque : L'icône de signature est uniquement affichée lorsque :
    • le document est au format PDF,
    • le document n'a pas encore été envoyé pour signature électronique
    • le document a une visibilité partagée
  2. Renseigner les champs sur la fenêtre contextuelle :
    • Objet de l'ordre de signature : saisir un l'objet de l'e-mail d'ordre de signature.
    • E-mail du signataire: saisir l'adresse e-mail du signataire du document.
    • Nom du signataire : saisir le nom du signataire du document.
  3. Si nécessaire, cliquer sur Ajouter nouveau signataire pour renseigner un autre destinataire de l'ordre de signature.
  4. Cliquer sur Envoyer.

L'ordre de signature du document est alors envoyé au signataire par le partenaire de signature électronique. Le signataire reçoit alors l'e-mail et gère la signature via ce partenaire.

Vous pouvez tracer le statut de signature d'un document dans la liste. Ce statut peut être l'un des suivants:

  • En attente : le document a été envoyé au(x) destinataire(s) mais n'a pas encore été signé.
  • Signé : le document a été signé par tous les destinataires. Il ne peut pas être soumis de nouveau à la signature électronique.
  • Rejeté : au moins l'un des destinataires a refusé de signer le document.

La mise à jour du statut de signature est lancée chaque jour automatiquement à 12h et à 22h (GMT+1).

Important :

Tout document sur cette section peut être téléchargé.

Tout document partagé par le garant ne peut pas être supprimé (que ce document soit en mode collaboratif ou non).

Tout document interne peut être supprimé. Le contenu d'un document interne collaboratif peut être modifié mais seules les caractéristiques du document interne non collaboratif peuvent être modifiées.

Tout document interne peut être partagé.

Vous ne pouvez pas supprimer ou modifier les caractéristiques d'un document non collaboratif que vous avez ajouté et partagé au garant une fois que les actions attendues ont été effectuées et que vous avez réassigné la demande au garant.

Vous pouvez modifier le contenu ou supprimer un document collaboratif que vous avez ajouté et partagé avec le garant à tout moment.

  1. Cliquez sur Ajouter : la demande est alors créée au statut Brouillon.
  2. Confirmez la demande dans la zone du statut puis cliquez sur Envoyer.
  3. Si nécessaire, saisir un commentaire externe partagé avec le garant dans la fenêtre de mise à jour du statut puis cliquer sur Confirmer : la demande est alors soumise au garant et passe au statut Nouvelle.

StatusNewRequest_FR.png

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