Soumettre une demande de garantie à un garant

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Mise à jour 27 juillet 2023 09:28.

Prérequis

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Accéder au Portail Garant

Cliquez sur Actions.
Sélectionnez Demande garant sous l'entrée Communication garant.
Sélectionnez Demande de garantie dans la fenêtre contextuelle.

Remarque : L'entrée Communication garant est uniquement activée lorsque les conditions suivantes sont remplies pour la garantie :

Il s'agit d'une garantie donnée.
La garantie est dans l'un des statuts suivants : Acceptée, Contrôlée, En place.
Le donneur d'ordre, la date de mise en place et la condition d'appel sont renseignés.

Soumettre une demande de garantie à un garant

Complétez le formulaire avec les informations nécessaires.

Remarque : Les champs marqués d'un astérisque * sont obligatoires.

Zone	Champ	Description
En-tête		Principales caractéristiques de la garantie associée.
Caractéristiques	Date limite	Indiquer la date à laquelle la demande de garantie doit être traitée.
	Date de fin théorique	Indiquer la date de fin théorique de la demande. Remarque : Ce champ est obligatoire lorsqu'un type d'échéance fixe est sélectionné.
	Type d'échéance	Sélectionner le type d'échéance de la demande.
	Date de fin déterminée	Indiquer la date de fin déterminée de la demande. Remarque : Ce champ est uniquement activé lorsqu'un type d'échéance fixe est sélectionné.
	Émission	Sélectionner le mode d'émission de la demande.
	Règles applicables	Sélectionner l'ensemble des règles applicables à la demande.
Garant	Garant	Sélectionner l'entité assumant l'obligation de dette concernant la demande.
Garant	Description	Saisir une description du projet ou des précisions concernant la demande.
Document		Cette section contient tous les documents associés à la demande. Ceux-ci sont mis à la disposition des tiers internes et du garant. Joignez des documents à la demande sur la section Documents. Pour cela : Cliquer sur Ajouter document. Renseigner les champs sur la fenêtre contextuelle : Libellé : saisir un libellé pour le document. Type : sélectionner le type de document. Visibilité : sélectionner la visibilité du document. Les documents partagés sont visibles par le garant tandis que les documents internes sont uniquement visibles pour les tiers internes. Description : saisir une description pour le document. Renseigner un chemin pour charger un fichier ou glissez-déposez un fichier dans la zone dédiée. Remarque : La taille du fichier ne peut excéder 10 Mo. Lorsque le document téléchargé est au format DOCX, vous pouvez sélectionner l'option Collaboratif si vous souhaitez autoriser toutes les parties à mettre à jour le contenu. Cliquer sur Ajouter. Remarques : Un nouveau document partagé est instantanément disponible pour le garant. Une analyse antivirus est effectuée sur chaque nouveau document. La colonne Statut antivirus affiche les résultats de cette analyse. Téléchargez tous les documents sur la section Documents dans un fichier ZIP en cliquant sur Tout télécharger. Cliquez sur un document dans la liste sur la section Documents afin d'obtenir plus d'informations sur une fenêtre dédiée. Vous pouvez alors : prévisualiser le document (sauf les documents aux formats DOCX, XLSX et TXT), visualiser et modifier les caractéristiques principales. Les modifications peuvent être tracées sur le panneau Historique. lorsque le mode collaboratif a été activé pour un document au format DOCX, obtenir un aperçu et mettre à jour le contenu dans un mode éditeur de texte intégré. Il sera alors possible de convertir en PDF la version mise à jour. Remarque : Le document doit être verrouillé dans l'éditeur de texte avant d'effectuer les modifications. télécharger le document (sauf les documents collaboratifs au format SFDT). Soumettez un document PDF (interne ou partagé par le garant) à la signature électronique sur la section Documents. Pour cela : Cliquer sur l'icône de signature située sur la ligne du document au format PDF. Remarque : L'icône de signature est uniquement affichée lorsque : le document est au format PDF, le document a été détecté comme sain par l'analyse antivirus, le document n'a pas encore été envoyé pour signature électronique. Renseigner les champs sur la fenêtre contextuelle : Objet de l'ordre de signature : saisir un l'objet de l'e-mail d'ordre de signature. E-mail du signataire: saisir l'adresse e-mail du signataire du document. Nom du signataire : saisir le nom du signataire du document. Si nécessaire, cliquer sur Ajouter nouveau signataire pour renseigner un autre destinataire de l'ordre de signature. Cliquer sur Envoyer. L'ordre de signature du document est alors envoyé au signataire par le partenaire de signature électronique. Le signataire reçoit alors l'e-mail et gère la signature via ce partenaire. Vous pouvez tracer le statut de signature d'un document dans la liste. Ce statut peut être l'un des suivants: En attente : le document a été envoyé au(x) destinataire(s) mais n'a pas encore été signé. Signé : le document a été signé par tous les destinataires. Il ne peut pas être soumis de nouveau à la signature électronique. Rejeté : au moins l'un des destinataires a refusé de signer le document. Ce dernier peut être supprimé, si nécessaire. La mise à jour du statut de signature est lancée chaque jour automatiquement à 12h et à 22h (GMT+1). Important : Tout document sur cette section peut être téléchargé (sauf les documents collaboratifs au format SFDT et les documents détectés comme infectés ou désignés en erreur par l'analyse antivirus). Tout document partagé par le garant ne peut pas être supprimé (que ce document soit en mode collaboratif ou non). Tout document interne peut être supprimé. Le contenu d'un document interne collaboratif peut être modifié mais seules les caractéristiques du document interne non collaboratif peuvent être modifiées. Tout document interne peut être partagé. Vous ne pouvez pas supprimer ou modifier les caractéristiques d'un document non collaboratif que vous avez ajouté et partagé au garant une fois que les actions attendues ont été effectuées et que vous avez réassigné la demande au garant. Vous pouvez modifier le contenu ou supprimer un document collaboratif que vous avez ajouté et partagé avec le garant à tout moment.

Cliquez sur Ajouter : la demande est alors créée au statut Brouillon.
Confirmez la demande dans la zone du statut puis cliquez sur Envoyer.
Si nécessaire, saisir un commentaire externe partagé avec le garant dans la fenêtre de mise à jour du statut puis cliquer sur Confirmer : la demande est alors soumise au garant et passe au statut Nouvelle.

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