Modifier une demande de garantie/d'avenant/de mainlevée/ de prorogation ou de paiement

Prérequis
  1. Contactez votre consultant(e) Finance Active pour activer votre accès au module Portail Garant.
  2. Créer une garantie.
  3. Soumettre une demande de garantie à un garant.
Important :
Vous devez disposer du droit de gestion des demandes afin de pouvoir :
  • modifier les caractéristiques de la demande, 
  • effectuer des actions spécifiques (comme par exemple, modifier la date limite)
  • ajouter, modifier ou supprimer des documents
  • ajouter des commentaires
  • annuler la demande
Certaines données de la demande ne peuvent être modifiées que lorsque celle-ci vous a été assignée par le garant car une action est attendue pour mettre à jour cette demande.

 

Naviguer jusqu'à Garanties
  1. Connectez-vous à votre compte Fairways Garanties.
  2. Naviguez jusqu'à Garanties.
  3. Ouvrez la garantie souhaitée.

 

Modifier une demande de garantie/d'avenant/de mainlevée/ de prorogation ou de paiement
  1. Depuis la liste des demandes en attente ou la liste de la section Communication garant, cliquez sur un numéro de référence afin d'afficher les détails de la demande correspondante.
  2. Vous pouvez ensuite effectuer les actions suivantes :

Section

Description

Section Caractéristiques

Cette section présente les éléments principaux de la demande.

Une description peut être ajoutée afin de fournir des informations spécifiques au garant.

Remarque : Une description comprenant une longue chaîne de caractères sans espace peut ne pas s'afficher entièrement.

Modifiez les données sur la section Caractéristiques.

Pour cela :

  1. Cliquer sur l'icône du crayon.
  2. Modifier les données dans les champs accessibles. Ces champs sont soulignés.
  3. Cliquer sur Enregistrer.

Section Documents

Cette section contient tous les documents associés à la demande. Ceux-ci sont mis à la disposition des tiers internes et du garant.

Joignez des documents à la demande sur la section Documents.

Pour cela :

  1. Cliquer sur Ajouter document.
  2. Renseigner les champs sur la fenêtre contextuelle :
    • Libellé : saisir un libellé pour le document.
    • Type : sélectionner le type de document.
    • Visibilité : sélectionner la visibilité du document. Les documents partagés sont visibles par le garant tandis que les documents internes sont uniquement visibles pour les tiers internes.
    • Description : saisir une description pour le document.
  3. Renseigner un chemin pour charger un fichier ou glissez-déposez un fichier dans la zone dédiée.

    Remarque : La taille du fichier ne peut excéder 10 Mo.

  4. Lorsque le document téléchargé est au format DOCX, vous pouvez sélectionner l'option Collaboratif si vous souhaitez autoriser toutes les parties à mettre à jour le contenu.
  5. Cliquer sur Ajouter.

Remarque : Un nouveau document partagé est instantanément disponible pour le garant.

Téléchargez tous les documents sur la section Documents dans un fichier ZIP en cliquant sur Tout télécharger.

Cliquez sur un document dans la liste sur la section Documents afin d'obtenir plus d'informations sur une fenêtre dédiée. Vous pouvez alors :

  • prévisualiser le document (sauf les documents au format DOCX),
  • visualiser et modifier les caractéristiques principales. Les modifications peuvent être tracées sur le panneau Historique.
  • lorsque le mode collaboratif a été activé pour un document au format DOCX, obtenir un aperçu et mettre à jour le contenu dans un mode éditeur de texte intégré. Il sera alors possible de convertir en PDF la version mise à jour.

    Remarque : Le document doit être verrouillé dans l'éditeur de texte avant d'effectuer les modifications.

  • télécharger le document.

Soumettez un document PDF partagé par le garant à la signature électronique sur la section Documents.

Pour cela :

  1. Cliquer sur l'icône de signature située sur la ligne du document au format PDF partagé par le garant.
    Remarque : L'icône de signature est uniquement affichée lorsque :
    • le document est au format PDF,
    • le document n'a pas encore été envoyé pour signature électronique
    • le document a une visibilité partagée
  2. Renseigner les champs sur la fenêtre contextuelle :
    • Objet de l'ordre de signature : saisir un l'objet de l'e-mail d'ordre de signature.
    • E-mail du signataire: saisir l'adresse e-mail du signataire du document.
    • Nom du signataire : saisir le nom du signataire du document.
  3. Si nécessaire, cliquer sur Ajouter nouveau signataire pour renseigner un autre destinataire de l'ordre de signature.
  4. Cliquer sur Envoyer.

L'ordre de signature du document est alors envoyé au signataire par le partenaire de signature électronique. Le signataire reçoit alors l'e-mail et gère la signature via ce partenaire.

Vous pouvez tracer le statut de signature d'un document dans la liste. Ce statut peut être l'un des suivants:

  • En attente : le document a été envoyé au(x) destinataire(s) mais n'a pas encore été signé. L'icône de signature située sur la ligne du document n'est alors plus affichée.
  • Signé : le document a été signé par tous les destinataires. Il ne peut pas être soumis de nouveau à la signature électronique.
  • Rejeté : au moins l'un des destinataires a refusé de signer le document.

La mise à jour du statut de signature est lancée chaque jour automatiquement à 12h et à 22h (GMT+1).

Important :

Tout document sur cette section peut être téléchargé.

Tout document partagé par le garant ne peut pas être supprimé (que ce document soit en mode collaboratif ou non).

Tout document interne peut être supprimé. Le contenu d'un document interne collaboratif peut être modifié mais seules les caractéristiques du document interne non collaboratif peuvent être modifiées.

Tout document interne peut être partagé.

Vous ne pouvez pas supprimer ou modifier les caractéristiques d'un document non collaboratif que vous avez ajouté et partagé au garant une fois que les actions attendues ont été effectuées et que vous avez réassigné la demande au garant.

Vous pouvez modifier le contenu ou supprimer un document collaboratif que vous avez ajouté et partagé avec le garant à tout moment.

Icône Commentaires

Visualisez et écrivez des commentaires internes et/ou externes liés à la demande dans un fil de discussion.

Les commentaires externes sont visibles par le garant tandis que les commentaires internes sont uniquement visibles pour les tiers internes ayant les droits d'accès à la demande.

Icône Historique

Tracez les actions effectuées sur la demande.

Icône Actions

Effectuez des actions spécifiques sur les caractéristiques de la demande.

Vous pouvez renseigner une nouvelle date limite sur une fenêtre dédiée lorsque la demande vous a été assignée par le garant. Une action est alors attendue pour mettre à jour le statut de cette demande.

Zone du statut

Visualisez le statut actuel de la demande.

Effectuez des actions spécifiques afin de mettre à jour le statut lorsque nécessaire (par exemple, envoyer la demande au garant, fournir des instructions ou encore confirmer la demande).

Pour plus d'informations, voir Statuts de la demande de garantie/d'avenant ou de mainlevée soumise au garant et Statuts de la demande de prorogation ou de paiement reçue du garant.

Si nécessaire, annulez la demande.

Tracez les statuts de la demande depuis sa création. Chaque changement est horodaté.

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