Modifier une demande

Section Caractéristiques

Cette section présente les éléments principaux de la demande soumise par le client.

Une description peut être ajoutée par le client afin de fournir des informations spécifiques sur la demande transmise.

Modifiez les données sur la section Caractéristiques. Pour cela :

1. Cliquer sur l'icône du crayon.
2. Modifier les données dans les champs accessibles. Ces champs sont soulignés.
3. Cliquer sur Enregistrer.

Section Documents

Cette section contient tous les documents associés à la demande. Ceux-ci sont mis à la disposition des tiers internes et du client.

Joignez des documents à la demande sur la section Documents. Pour cela :

1. Cliquer sur Ajouter document.
2. Renseigner les champs sur la fenêtre contextuelle :
   • Libellé : saisir un libellé pour le document.
   • Type : sélectionner le type de document.
   • Visibilité : sélectionner la visibilité du document. Les documents partagés sont visibles par le client tandis que les documents internes sont uniquement visibles pour les tiers internes.
   • Description : saisir une description pour le document.
3. Renseigner un chemin pour charger un fichier ou glissez-déposez un fichier dans la zone dédiée.
   

   Remarque : La taille du fichier ne peut excéder 10 Mo.

4. Lorsque le document téléchargé est au format DOCX, vous pouvez sélectionner l'option Collaboratif si vous souhaitez autoriser toutes les parties à mettre à jour le contenu.
5. Cliquer sur Ajouter.

Téléchargez tous les documents sur la section Documents dans un fichier ZIP en cliquant sur Tout télécharger.

Cliquez sur un document dans la liste sur la section Documents afin d'obtenir plus d'informations sur une fenêtre dédiée. Vous pouvez alors :

• prévisualiser le document (sauf les documents aux formats DOCX, XLSX et TXT),
• visualiser et modifier les caractéristiques principales. Les modifications peuvent être tracées sur le panneau Historique.
• lorsque le mode collaboratif a été activé pour un document au format DOCX, obtenir un aperçu et mettre à jour le contenu dans un mode éditeur de texte intégré. Il sera alors possible de convertir en PDF la version mise à jour.
  

  Remarque : Le document doit être verrouillé dans l'éditeur de texte avant d'effectuer les modifications.

• télécharger le document (sauf les documents collaboratifs au format SFDT).

Important :

Tout document sur cette section peut être téléchargé (sauf les documents collaboratifs au format SFDT et les documents détectés comme infectés ou désignés en erreur par l'analyse antivirus).

Tout document partagé par le client ne peut pas être supprimé (que ce document soit en mode collaboratif ou non).

Tout document interne peut être supprimé. Le contenu d'un document interne collaboratif peut être modifié mais seules les caractéristiques du document interne non collaboratif peuvent être modifiées.

Tout document interne peut être partagé.

Vous ne pouvez pas supprimer ou modifier les caractéristiques d'un document non collaboratif que vous avez ajouté et partagé au client une fois que les actions attendues ont été effectuées et que vous avez réassigné la demande au client.

Vous pouvez modifier le contenu ou supprimer un document collaboratif que vous avez ajouté et partagé avec le client à tout moment.

Section Contacts

Cette section affiche les informations du contact client responsable de la demande.

Icône Commentaires

Visualisez et écrivez des commentaires internes et/ou externes liés à la demande dans un fil de discussion.

Les commentaires externes sont visibles par le client tandis que les commentaires internes sont uniquement visibles pour les tiers internes ayant les droits d'accès à la demande.

Un badge rouge s'affiche lorsqu'un nouveau commentaire n'a pas encore été lu.

Icône Historique

Tracez les actions effectuées sur la demande.

Icône Actions

Effectuez des actions spécifiques sur les caractéristiques de la demande.

Vous pouvez renseigner une nouvelle date limite sur une fenêtre dédiée lorsque la demande de prorogation ou de paiement vous a été assignée par le client. Une action est alors attendue pour mettre à jour le statut de cette demande.

Vous pouvez modifier l'entité sur une fenêtre dédiée, si nécessaire. Cette action n'est pas disponible sur une demande de prorogation ou de paiement assignée au client.

Vous pouvez modifier le gestionnaire sur une fenêtre dédiée, si nécessaire. Cette action permettra alors d'attribuer un nouvel utilisateur pour prendre en charge la demande.

Zone du statut

Visualisez le statut actuel de la demande.

Effectuez des actions spécifiques afin de mettre à jour le statut lorsque nécessaire (par exemple, renvoyer la demande au client afin qu'il fournisse des instructions, approuver ou encore rejeter la demande).

Pour plus d'informations, voir Statuts de la demande de garantie/d'avenant ou de mainlevée reçue du client et Statuts de la demande de prorogation ou de paiement soumise au client.

Tracez les statuts de la demande depuis sa réception initiale. Chaque changement est horodaté.