Soumettre une demande d'avenant à un garant

Prérequis
  1. Contactez votre consultant(e) Finance Active pour activer votre accès au module Portail Garant
  2. Créer une garantie

 

Naviguer jusqu'à Garanties
  1. Connectez-vous à votre compte Fairways Garanties.
  2. Naviguez jusqu'à Garanties.
  3. Ouvrez la garantie souhaitée.

 

Accéder au Portail Garant
  1. Cliquez sur Actions.
  2. Sélectionnez Demande garant sous l'entrée Communication garant.
    Remarque : L'entrée Communication garant est uniquement activée lorsque les conditions suivantes sont remplies pour la garantie :
    • Il s'agit d'une garantie donnée.
    • La garantie est dans l'un des statuts suivants : Acceptée, Contrôlée, En place.
    • Le donneur d'ordre, la date de mise en place et la condition d'appel sont renseignés.
  3. Sélectionnez Demande d'avenant dans la fenêtre contextuelle.
    Remarque : Il ne peut y avoir qu'une seule demande en cours à la fois. Une nouvelle demande d'avenant peut être créée uniquement lorsque celle en cours est au statut "Traitée" ou "Rejetée" ou encore "Annulée".

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Soumettre une demande d'avenant à un garant
  1. Complétez le formulaire avec les informations nécessaires.

Remarque : Les champs marqués d'un astérisque * sont obligatoires.

Zone

Champ

Description

En-tête

Principales caractéristiques de la garantie associée.

Caractéristiques

 

 

 

Garant

Sélectionner l'entité assumant l'obligation de dette concernant la demande.

Date limite 

Indiquer la date à laquelle la demande d'avenant doit être traitée.

Date de l'avenant

Indiquer la date requise pour l'avenant.

Référence garant de la garantie

Saisir la référence de la garantie pour le garant.

Numéro de l'avenant

Si nécessaire, modifier le numéro de l'avenant.

Remarque: Il ne peut y avoir qu'une seule demande d'avenant en cours pour la garantie.
Ce numéro est automatiquement renseigné par Fairways Garanties. La valeur du numéro d'avenant le plus élevé existant pour la garantie est automatiquement incrémentée de 1.

Ce numéro peut être mis à jour manuellement avec une valeur strictement supérieure au numéro le plus élevé déjà utilisé.

Type de l'avenant

Montant

Si l'avenant porte sur le montant de la garantie, renseigner le nouveau montant.

Date de fin

Si l'avenant porte sur la date de fin, indiquer la nouvelle date.

Bénéficiaire

Si l'avenant porte sur le bénéficiaire, saisir les nouvelles coordonnées du bénéficiaire.

Instructions de l'avenant

Instructions / Commentaires

Saisir des instructions spécifiques ou des commentaires concernant la demande.

Document

Cette section contient tous les documents associés à la demande. Ceux-ci sont mis à la disposition des tiers internes et du garant.

Joignez des documents à la demande sur la section Documents. Pour cela :

  1. Cliquer sur Ajouter document.
  2. Renseigner les champs sur la fenêtre contextuelle :
    • Libellé : saisir un libellé pour le document.
    • Type : sélectionner le type de document.
    • Visibilité : sélectionner la visibilité du document. Les documents partagés sont visibles par le garant tandis que les documents internes sont uniquement visibles pour les tiers internes.
    • Description : saisir une description pour le document.
  3. Renseigner un chemin pour charger un fichier ou glissez-déposez un fichier dans la zone dédiée.

    Remarque : La taille du fichier ne peut excéder 10 Mo.

  4. Lorsque le document téléchargé est au format DOCX, vous pouvez sélectionner l'option Collaboratif si vous souhaitez autoriser toutes les parties à mettre à jour le contenu.
  5. Cliquer sur Ajouter.

Remarque : Un nouveau document partagé est instantanément disponible pour le garant.

Téléchargez tous les documents sur la section Documents dans un fichier ZIP en cliquant sur Tout télécharger.

Cliquez sur un document dans la liste sur la section Documents afin d'obtenir plus d'informations sur une fenêtre dédiée. Vous pouvez alors :

  • prévisualiser le document (sauf les documents au format DOCX),
  • visualiser et modifier les caractéristiques principales. Les modifications peuvent être tracées sur le panneau Historique.
  • lorsque le mode collaboratif a été activé pour un document au format DOCX, obtenir un aperçu et mettre à jour le contenu dans un mode éditeur de texte intégré. Il sera alors possible de convertir en PDF la version mise à jour.

    Remarque : Le document doit être verrouillé dans l'éditeur de texte avant d'effectuer les modifications.

  • télécharger le document.

Soumettez un document PDF partagé par le garant à la signature électronique sur la section Documents. Pour cela :

  1. Cliquer sur l'icône de signature située sur la ligne du document au format PDF partagé par le garant.
    Remarque : L'icône de signature est uniquement affichée lorsque :
    • le document est au format PDF,
    • le document n'a pas encore été envoyé pour signature électronique
    • le document a une visibilité partagée
  2. Renseigner les champs sur la fenêtre contextuelle :
    • Objet de l'ordre de signature : saisir un l'objet de l'e-mail d'ordre de signature.
    • E-mail du signataire: saisir l'adresse e-mail du signataire du document.
    • Nom du signataire : saisir le nom du signataire du document.
  3. Si nécessaire, cliquer sur Ajouter nouveau signataire pour renseigner un autre destinataire de l'ordre de signature.
  4. Cliquer sur Envoyer.

L'ordre de signature du document est alors envoyé au signataire par le partenaire de signature électronique. Le signataire reçoit alors l'e-mail et gère la signature via ce partenaire.

Vous pouvez tracer le statut de signature d'un document dans la liste. Ce statut peut être l'un des suivants:

  • En attente : le document a été envoyé au(x) destinataire(s) mais n'a pas encore été signé.
  • Signé : le document a été signé par tous les destinataires. Il ne peut pas être soumis de nouveau à la signature électronique.
  • Rejeté : au moins l'un des destinataires a refusé de signer le document.

La mise à jour du statut de signature est lancée chaque jour automatiquement à 12h et à 22h (UTC+1:00).

Important :

Tout document sur cette section peut être téléchargé.

Tout document partagé par le garant ne peut pas être supprimé (que ce document soit en mode collaboratif ou non).

Tout document interne peut être supprimé. Le contenu d'un document interne collaboratif peut être modifié mais seules les caractéristiques du document interne non collaboratif peuvent être modifiées.

Tout document interne peut être partagé.

Vous ne pouvez pas supprimer ou modifier les caractéristiques d'un document non collaboratif que vous avez ajouté et partagé au garant une fois que les actions attendues ont été effectuées et que vous avez réassigné la demande au garant.

Vous pouvez modifier le contenu ou supprimer un document collaboratif que vous avez ajouté et partagé avec le garant à tout moment.

  1. Cliquez sur Ajouter : la demande est alors créée au statut Brouillon.
  2. Confirmez la demande dans la zone du statut puis cliquez sur Envoyer .
  3. Si nécessaire, saisir un commentaire externe partagé avec le garant dans la fenêtre de mise à jour du statut puis cliquer sur Confirmer : la demande est alors soumise au garant et passe au statut Nouvelle.

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